Skip to content

1. november 2011

Gør dit arbejde nemmere med Social Business

af Lotusdk
socialbusiness

Jeg fandt for nogle år siden en YouTube-video, “Inbox Zero”, med Merlin Mann. Det var en god start på at gøre rent i min inbox. Men det var kun én del af ligningen. Inbox Zero tager sig af behandlingen af de e-mails jeg modtager, men hvad med at ændre mængden af e-mails, du faktisk også skal forholde dig til? og jeg taler ikke om finten ved at filtrerer dine emails. Fokus her er på: hvad genererer mine e-mails?

Spørgsmål:
For nylig, fik jeg en e-mail af en bekendt. Han ville vide hvordan jeg var i stand til at holde min indbakke tom.  Når vi  får disse spørgsmål, så ved vi at man er nødt til at reagere. Det er her den sociale adfærd starter; På hvilken måde bør du svare?

Er det et spørgsmål, du sandsynligvis vil blive stillet af andre? Eller er det et spørgsmål, der nok er en “one off” eller bare mellem nogle få udvalgte personer i en kort periode? Lad os sige at du får en e-mail med spørgsmålet: “Hvad laver du i morgen?”. I dette tilfælde kan det være bedst at svare på e-mail (eller endnu bedre, hvis du besvarer via Instant Messaging).

Men hvis spørgsmålet er mere komplekst, for eksempel: “Hvad er salgsplan for Q2?”. Så bør du overveje at “Go Social”. I stedet for at svare på en e-mail, så del dit svar i dit sociale netværk.

Hvis det er en fortælling (som dette indlæg), så kan en blog kan være hensigtsmæssigt. Så skal du blot sende linket til bloggen videre hver gang du bliver spurgt. To uger senere. Du går til den fil, som du tidligere delte, og du opdager, at 100 mennesker har downloadet  din salgsplan og flere har kommenteret. Det er 98 e-mails, du ikke fik. 98 e-mails, du ikke behøver at forholde dig til. De kom aldrig til din indbakke. Voila! nu kan du se dem, nu kan du ikke.

E-mail (tråde):
Nogen beder dig om at gøre noget. Det kommer til at involvere en række personer. Du kan tilføje deres navne og fortsætte tråden. De kan individuelt reagere og tilføje andre som de ser det er relevant for. Normalt betyder dette at du får opbygget et e-mail kaos – Stop det vanvid … GO SOCIAL!

E-mail er god til direkte lukket kommunikation og kan undertiden være nødvendig, men e-mail er ikke det bedste værktøj hvis man vil åbne op for kreativitet og innovation. Ofte er e-mails private og kan derfor have meget mere gavn af at være tilgængelig for andre – især for folk   der er interesseret i et bestemt emne.

Hvis du får en e-mail der beder dig om at gøre noget, som du ved vil være relevant for andre, kan du tage brug af Connections Activities. Dette er så simpelt, at du bare trækker e-mailen fra din Notes e-mail til funktionen Activities, der naturligvis er integreret i selve Notes.

Dette vil skabe en social aktivitet. Når det er gjort, kan du tilføje opgaver og elementer til aktiviteten. Du kan dele aktiviteten med folk og tilføje indhold. Dine handlinger genererer en kort e-mail notifikation til de involverede. Disse notifikations e-mails er blot annonceringer med links. Den virkelige samtale er foretaget uden for indbakken. På denne måde behøver kollegaer som slutter sig til tråden senere, ikke  bruge tid på at læse sig igennem en e-mail tråd for at forsøge at skelne relevante oplysninger. I stedet, befinder de sig i en social aktivitet, der er struktureret sådan, at oplysningerne let kan findes.

Forklaret på en anden måde: Du bliver bedt om at arrangere en fest for din gamle folkeskole. Du har alle e-mails, men du kan også bare oprette en ”begivenhed”(aktivitet) på Facebook. Her kan folk kommentere og komme med gode ideer, samt melde sig til. Hvorfor ikke bringe denne ”kultur” inden for væggene i organisationer?

Tænk over det. Hvor mange gange har du ikke været bedt om oplysninger, som du ved, du har svaret på allerede. Du søger i din indbakke og lokale arkiver for at finde lige det svar, som du så svarer tilbage med. Det sker jo at medarbejdere i organisationen finder en ny arbejdsplads. Hvis alt viden ligger på en mail server, så er den ikke til så meget nytte, som hvis informationen er tilgængelig for alle. GO SOCIAL i stedet, så kan du nemlig omsætte din  viden til en mærkbar merværdi, hvor du og andre nemt kan finde og genbruge den.

Tag for eksempel dette indlæg. Jeg kunne bare have besvaret e-mailen vedrørende min tomme inbox. I stedet har jeg skrevet dette på et forum der er tilgængeligt for alle, hvor alle kan finde mit svar. Vigtigst af alt, har jeg lagt det i en social sammenhæng af dette fællesskab, hvor jeg håber andre vil tilføje deres perspektiv og kommentarer.

Nu når indbakken er tom,  er der andre gode områder du kan tage fat på, hvis du vil arbejde mere intelligent.  Social Business dækker nemlig over mange andre områder.  I slut november, vil jeg på et webinar fortælle mere om dette. Så følg med her på siden, for vi vil snart annoncere indhold og dato.

//Martin Pedersen

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out / Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out / Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out / Skift )

Google+ photo

Du kommenterer med din Google+ konto. Log Out / Skift )

Connecting to %s

Note: HTML is allowed. Your email address will never be published.

Subscribe to comments

%d bloggers like this: