Skip to content

19. marts 2012

Email – er det altid det rigtige værktøj ?!

af Lotusdk
email_logo

I går læste jeg med interesse en artikel i Computerworld: “Derfor skal du vælge email til al kommunikation” som vel egentlig provokerede mig lidt. Jeg mener ikke at email i dag er et saliggørende værktøj, men email har stadig sin berettigelse (til nogen ting).
Udfordringen i dag er at der foregår så mange andre former for kommunikation i en række andre typer medier og derfor er det vigtigt at skelne til hvad email skal bruges.
Specielt er jeg lidt ked af formuleringen E-mail er effektiv til kommunikation og deling af filer med større grupper og giver et værdifuldt skriftligt arkiv over kommunikationen.

Mængden af emails betyder nemlig noget:

Så her kommer der en SGM (Sur gammel Mand) gående ind af døren…

I min dagligdag oplever jeg faktisk i dag en faldende mængde email, primært fordi jeg modtager og deler informationen via andre kanaler – Twitter, LinkedIn, SmartCloud med mange flere. Der er ingen tvivl om at denne form for kommunikation repræsenterer mere flygtige informationer, men alligevel. Det betyder ligeledes at mit ageringsmønster er skiftet. Jeg er selv under løbende omlægning svarende til “manden uden email”.

Email – det er dér information dør
Der er ingen tvivl om at sålænge vi kun havde en hammer lignede alt søm. Derfor har den store udbredelse og accept af email oplært os til at bruge denne form for kommunikation. Hvad værre er at der også er en tendens til at bruge email som et langvarigt elektronisk arkiv, som jo er helt personligt! Tænk lige tanken: en medarbejder forlader virksomheden – hvordan finder virksomheden efterfølgende den relevante information, hvis det kun findes i email?!
Derfor er jeg begyndt at arbejde udfra lidt andre retningelinjer, så jeg inden jeg bruger email stiller mig selv spørgsmål som:
1) er dette udelukkende til individuel information & af en personlig karakter?
2) er indholdet af en type, der med fordel kunne deles med en bredere skare, så jeg kunne opnå fordele af “wisdom of the crowd”
3) er indholdet forpligtigende? – kontrakter, priser eller lignende?
4) hvorfor vil jeg dele filer gennem mail – og hvad gør jeg bagefter?

Afhængig af svarene vælger jeg så om email lige er det rigtige valg, men mit udgangpunkt er i dag at betragte email som et adviserende medie, snarere end egentlig informationsbærende. Så i tilfældet med email med filer vil jeg hellere vælge at se email som en advisering om at jeg har delt en fil – og grundet mit arbejde vil det være i SmartCloud. Her kan jeg oven i købet se om filen er blevet hentet og på enkel vis inddrage andre til samrbejde (det er blot en yderligere deling, ikk’) Nå det var lige et kort sidespring …

Den anden situation, jeg oplever er i kommunikationen med min teenage søn – tror I det er nemt at få email fra ham? Faktisk sker det kun to gange om året: gavelister til fødselsdag og jul som skal deles med bedsteforældre…

I relation til forpligtigende indhold er jeg i de samme overvejelser. Hvis jeg bliver spurgt om en pris, kontrakt eller lignende har jeg endnu ikke set nogen blive trukket i retten for dette fra eksempelvis facebook eller twitter omend de første eksempler på retslige tiltag er startet – se for eksempel denne: http://blogs.wsj.com/law/2012/02/16/twitter-sued-in-australia-for-defamation/

Forpligter email?
Hvad er det så lige der taler for email? Tjah, en af de ting jeg tænker på i denne forbindelse er den “sociale kontrakt” der indgåes når jeg modtager en email. Jeg er ret sikker på, at afsenderen forventer et svar – vel indenfor en dags tid eller to… og det accepterer jeg og anderkender somen forpligtigelse jeg i videst muligt omfang overholder. Tilsvarende sørger jeg også for at kunne sende automatisk “Out of Office” når jeg er væk i længere tidsrum.
Hvordan er det så lige med de andre kommunikationsformer? er jeg på samme måde forpligtet til at svare på Twitter, Facebook, LinkedIn eller hvad jeg nu ellers bruger ? og hvad er et acceptabelt tidsrum ?
Her hørte jeg med stor interesse et indlæg i videngruppen “Sociale medier” i Videndanmark regi (http://www.videndanmark.dk/index.php?id=565), hvor en virksomhed havde sat en målsætning om inden for en time at håndtere henvendelser på i netop Facebook og Twitter, men der er jeg personligt ikke nået til endnu.

Email – kommet for at blive
Jeg er ikke i tvivl om, at vi også i mange år fremover vil bruge email – men jeg er også sikker på, at brugsmønsteret kommer til at ændre sig! Jeg er selv startet på rejsen med at reducere mail – er du ?

//Bo Falkenberg

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out / Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out / Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out / Skift )

Google+ photo

Du kommenterer med din Google+ konto. Log Out / Skift )

Connecting to %s

Note: HTML is allowed. Your email address will never be published.

Subscribe to comments

%d bloggers like this: